Cartório e Registro Eletrônico: ressignificando a cultura do carimbo

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Em tempos em que as novas tecnologias coexistem com a legislação ainda não plenamente a elas adaptada, é importante uma análise pontual de algumas demandas trazidas pelos usuários do serviço registral, para que, ao mesmo tempo em que possam ser atendidas conforme a novas disposições legais e normativas, permaneça incólume a esperada segurança jurídica que emerge do Registro Imobiliário Brasileiro.

Dos carimbos nos títulos e sua alternativa eletrônica

Pois bem. É fato que os títulos apresentados por meio da plataforma RI Digital tramitam inteiramente em forma eletrônica. As dúvidas ou questionamentos recorrentes, no entanto, se referem aos títulos apresentados fisicamente, em papel, ao balcão da Serventia. Compreendemos que, não somente por paralelismo das formas, mas até mesmo pelo princípio constitucional da isonomia, tais títulos em suporte papel devem ser internamente tratados da mesma maneira.

Nesse sentido, rogamos a vênia de mencionar nossa própria experiência. Logo que apresentado, os títulos físicos são digitalizados e devolvidos em seu original ao portador, de modo que os auxiliares e escreventes da Serventia trabalhem apenas com as suas imagens, tanto para a qualificação, como para a prática dos atos registrários ou emissão de notas de exigência. Valemo-nos, para tanto, do comando estabelecido no art. 194, da Lei 6.015/73, o qual transcrevemos in verbis, com nossos grifos:

Art. 194. Os títulos físicos serão digitalizados, devolvidos aos apresentantes e mantidos exclusivamente em arquivo digital, nos termos estabelecidos pela Corregedoria Nacional de Justiça do Conselho Nacional de Justiça.

Esta prática, inclusive, vem ganhando adesão de muitos registradores no Estado de São Paulo. Nesse cenário é impossível, portanto, a aposição de carimbo físico em tais vias originais, pois quando digitalizadas e restituídas, nenhum ato ainda terá sido praticado.

Nada obstante, essa prática em nada contraria o artigo 211, da Lei 6.015/73. Quando o dispositivo menciona a obrigatoriedade de um “carimbo nas vias dos títulos restituídas aos apresentantes”, o dispositivo se refere ao que hoje conhecemos como Certidão-Talão de Prática de Atos, que acompanha o título registrado e é emitida sempre gratuitamente. Nela se realiza a discriminação detalhada de todos os atos praticados e respectivos valores cobrados a título de emolumentos e despesas. À época da redação original do dispositivo, os registros eram manuscritos ou datilografados, porquanto apenas naquele cenário se justificava a utilização de carimbo de cotação dos emolumentos aposto manualmente em cada uma de tais vias.

Entretanto, na hipótese de a digitalização ser realizada ao final do procedimento registral, antes da entrega dos títulos aos respectivos destinatários, será possível – mas repisamos, não obrigatória – a aposição do carimbo manual nas vias dos referidos títulos. Ainda assim, não há notícia de que qualquer registrador ainda faça a cotação dos emolumentos por carimbo nos títulos; quando o fazem, o carimbo se resume à menção de que o título tenha sido “registrado”, “averbado”, “lançado” ou expressão semelhante, o que, a rigor, também não cumpre exatamente o que o referido dispositivo determina, caso seja literalmente interpretado.

Portanto, o “carimbo de cotação emolumentar” se traduz em elemento de uma prática cartorial já obsoleta e em desuso há algumas décadas, não fazendo nenhum sentido atualmente em razão da completude de informações da Certidão-Talão, que pode ser assinada eletronicamente pelo Oficial ou seu escrevente autorizado.

Sem embargo, uma boa prática possível e recomendável ao atual cenário, é a unificação, num mesmo arquivo PDF/A, da referida Certidão-Talão e das imagens digitalizadas do título físico e eventuais documentos anexos (ex.: guias de ITBI, ITCMD, certidões de valor venal, documentos pessoais, etc.), para que juntos façam parte de um todo. Esse arquivo, inclusive, pode receber a tarja digital oriunda do sistema informatizado de dados de cada Serventia, do próprio ONR quando utilizado o Assinador Eletrônico, ou de ambos.

Das Certidões eletrônicas

No que concerne às Certidões extraídas dos registros públicos, o art. 19 e seus parágrafos, da mesma Lei, dizem o seguinte, in verbis (grifos nossos):

Art. 19. A certidão será lavrada em inteiro teor, em resumo, ou em relatório, conforme quesitos, e devidamente autenticada pelo oficial ou seus substitutos legais, não podendo ser retardada por mais de 5 (cinco) dias.

§ 1º A certidão de inteiro teor será extraída por meio reprográfico ou eletrônico.

§ 5º As certidões extraídas dos registros públicos deverão, observado o disposto no § 1º deste artigo, ser fornecidas eletronicamente, com uso de tecnologia que permita a sua impressão pelo usuário e a identificação segura de sua autenticidade, conforme critérios estabelecidos pela Corregedoria Nacional de Justiça do Conselho Nacional de Justiça, dispensada a materialização das certidões pelo oficial de registro.

§ 7º A certidão impressa nos termos do § 5º e a certidão eletrônica lavrada nos termos do § 6º deste artigo terão validade e fé pública.

Para maior compreensão dos usuários não familiarizados com os termos técnicos empregados pela Lei, importante mencionar que meio reprográfico (art. 19, §1º) é a xerocópia realizada diretamente de uma ficha de matrícula por meio de uma máquina fotocopiadora. Por sua vez, meio eletrônico é tanto o que compreende os documentos natodigitais (produzidos em meio exclusivamente eletrônico – por exemplo, em processadores de texto como o Microsoft Word e congêneres), como também os obtidos por meio da digitalização da imagem dos livros de registro, sendo este último o processo atualmente utilizado por quase todos os oficiais registradores no país – ao menos até agora, em que ainda não temos a Matrícula inteiramente natodigital.

Contudo, é o §5º que trouxe a grande inovação ao Registro de Imóveis, ao determinar que toda certidão de registro imobiliário deve ser fornecida eletronicamente. Ao fazê-lo, o Oficial tem o dever de usar técnica ou mecanismo que permita a sua impressão por quem quer que seja, a partir do arquivo gerado, sem outros requisitos ou exigências. É exatamente o que ocorre, uma vez que as certidões eletrônicas são disponibilizadas em formato PDF/A, que por não estar vinculado a nenhum sistema operacional específico ou aplicativo exclusivo, tem a garantia da perenidade e sua leitura e impressão são possíveis a qualquer pessoa, em qualquer tempo. Diz ainda este parágrafo que o Oficial é dispensado de materializá-la, isto é, de imprimi-la para entregar ao usuário. Ou seja, a impressão é facultativa, e por conta de quem desejar imprimi-la. Em nossa cidade, por exemplo, todos recebem as certidões nesse formato, desde as pessoas mais simplórias até os órgãos e repartições públicas das três esferas de poder da Federação.

A facultatividade da impressão no entendimento do CNJ

Em que pese a clareza dos referidos dispositivos legais, o Conselho Nacional de Justiça parece ter compreendido que tal facultatividade é uma circunstância colocada à opção do usuário, ao menos temporariamente, até a implantação final da Matrícula Eletrônica. É o que consta no art. 64-I, do Código Nacional de Normas do CNJ, senão vejamos:

Art. 64-I. Certidões e outros atos notariais e de registro deverão ser produzidos e entregues aos usuários preferencialmente em meio eletrônico. Durante a fase de transição para ambiente de escrituração, armazenamento e utilização integralmente eletrônica, o papel de segurança deverá ser utilizado para a emissão de certidões e de outros documentos notariais ou de registro sempre que houver solicitação do usuário, independentemente da forma de solicitação, seja por meio eletrônico ou físico.

Embora o princípio da legalidade reclame aplicação da Lei 6.015/73, cuja redação nos leva à conclusão de que o Oficial Registrador – e não o usuário – é quem escolhe o meio pelo qual emite suas certidões, é prudente que a novel regra normativa do CNJ seja observada, mas tão-somente em seus estritos termos, isto é, sempre que o próprio usuário assim o solicitar. Até porque o próprio dispositivo do Codex supracitado prefere a forma eletrônica à escrita [(...) “certidões e outros atos notariais e de registro deverão ser produzidos e entregues aos usuários preferencialmente em meio eletrônico].

Por derradeiro, importante anotar que o §7º reforça a fé pública e a validade das certidões eletrônicas impressas diretamente pelo usuário, como as que são mantidas em formato digital. Ou seja, nenhum órgão, juízo, tribunal ou repartição pública ou privada pode rejeitar a certidão eletrônica.

Cediço que toda mudança costuma causar estranhezas quando implantadas, sobretudo no que se refere a documentos, visto que a cultura brasileira, profundamente influenciada pelo Direito Romano, lhe atribui nuances de sacralidade.

Todavia, os usuários do Serviço Registral Imobiliário brasileiro podem descansar no fato de que a segurança jurídica atribuída a um papel timbrado e uma assinatura à caneta é exatamente a mesma de um documento em suporte digital como o PDF/A, e de uma assinatura eletrônica qualificada (certificado digital padrão ICP-Brasil), utilizada pelos Oficiais de Registro.